Aanmaningsbrief
Voorbeeld aanmaning nodig? Maak gratis een aanmaningsbrief + Tips
Een aanmaningsbrief versturen in 3 stappen:
U wilt een aanmaningsbrief versturen, maar twijfelt misschien hoe. Wat moet er inhoudelijk in een aanmaning staan? Specifieke tips leest u verderop. Heeft u direct een voorbeeld nodig dat juridisch klopt? Dat kan in enkele stappen. We vertellen precies wat u moet doen.
Het invullen van het onderstaande template om de aanmaningsbrief te genereren:
Stap 1: Vul de gegevens van de debiteur in. Maak de keuze of u het adres aan de linker-of rechterzijde van de aanmaningsbrief wilt plaatsen.
Stap 2: Vul de gegevens van uw bedrijf in. Ook particulieren kunnen hier gegevens invullen om een aanmaningsbrief te maken. Bijvoorbeeld als u een woning verhuurd.
Stap 3: Vul de gegevens van uw factuur in. Wanneer u voor meerdere nota’s een aanmaningsbrief wilt aanmaken, kunt u die per stuk toevoegen. Daarbij worden de factuurbedragen bij elkaar opgeteld en in een bijlage gespecificeerd. Uw debiteur krijgt zo op de aanmaningsbrief een keurig overzicht van de openstaande posten. Het totaalbedrag wordt opgeteld en dat is het bedrag waarover uw debiteur wordt aangemaand. Over het totaalbedrag worden de incassokosten aangezegd. Die zijn verschuldigd wanneer niet aan de inhoud van de aanmaningsbrief wordt voldaan.
- Door akkoord te gaan met de Algemene Voorwaarden en de privacyverklaring ontvangt u een gratis voorbeeld van de aanmaningsbrief in uw mailbox.
- U ontvangt de, door u aangemaakte, aanmaningsbrief in de mail als bijlage in een pdf.
- Lees verder om de brief over te zetten naar de huisstijl.
Aanmaningsbrief opstellen
Aanmaningsbrief omzetten naar in uw eigen huisstijl
Hiervoor beschreven we hoe u de inhoud van de aanmaningsbrief kunt opstellen. Daarna wilt u de brief overzetten naar de briefopmaak van uw bedrijf of eigen stijl.
Het omzetten van de pdf naar een brief doet u als volgt:
- Kopieer de brief vanuit de pdf naar uw tekstverwerkingsprogramma. Bewerk daar de aanmaningsbrief, door de positie van de tekst te veranderen en stijlelementen toe te voegen.
- Wij adviseren de tekst van de aanmaningsbrief niet aan te passen. Deze is juridisch correct. Door de aanmaningsbrief aan te passen, kan dit negatieve consequenties hebben op het verloop van de incassoprocedure.
De aanmaningsbrief per e-mail versturen
Hoe stel je de bijbehorende e-mail op? U kunt de aanmaningsbrief printen op uw eigen briefpapier en de aanmaningsbrief per post versturen. Het hoeft niet aangetekend te worden verzonden, aangezien de aanmaningsbrief kan worden geweigerd.
Is het e-mailadres van de debiteur bekend? Dan is het voor de volledigheid ook goed om de aanmaningsbrief per e-mail te versturen.
Maak de tekst van de e-mail kort en krachtig. En verwijs naar de aanmaningsbrief in de bijlage.
Hoe verder?
Na ruim twee weken nemen wij contact met u op, naar aanleiding van de aanmaningsbrief die via onze website gegenereerd is. Wij zijn natuurlijk benieuwd of het openstaande bedrag door uw cliënt is voldaan. En of u reactie hebt mogen ontvangen. Wanneer er niet (volledig) is betaald, geven wij vrijblijvend advies over de mogelijkheid om een incassotraject in te zetten.
Heeft de aanmaningsbrief geleid tot betaling? En bent u tevreden over onze gratis service om een aanmaningsbrief aan te maken? Helaas is de tool voor ons niet gratis in verband met het onderhoud van de website. Daarom waarderen wij het als u ons positief beoordeelt op Google middels een review.
Waardeer de gratis tool, geef een review
Of vertel iemand binnen uw netwerk over onze gratis tool. Dit kan heel makkelijk via de knop “Tip een kennis” op de website aanmaningsbrief.com
Heeft u vaker met openstaande posten te maken?
Ontvang gratis extra tips over aanmaningsbrieven, incassotrajecten en wetenswaardigheden in onze gratis nieuwsbrief.
We gaan snel verder met tips.
Wat is een aanmaning en wat is de betekenis?
Een aanmaning of een betalingsherinnering is een brief waarin de schrijver verzoekt om een openstaande factuur te betalen.
In juridische termen: Een aanmaning is een mededeling van een schuldeiser (crediteur), waarin de schuldenaar (debiteur) een laatste termijn wordt gesteld om alsnog tot betaling van de vordering over te gaan.
Voorbeelden van een vordering of sommatie
Een vordering is bijvoorbeeld een openstaand huursaldo of een rekening, inzake geleverde goederen of diensten. Een aanmaning wordt ook wel sommatie genoemd. Sommeren kan in verschillende vormen, maar wij adviseren om dit schriftelijk of per email te doen.
Van aanmaning naar incassobureau
Wanneer maak je de stap van de aanmaningsbrief naar het uitbesteden naar een incassobureau?
U stuurt een aanmaning naar uw klant om een laatste betalingsmogelijkheid te bieden. In de aanmaning wordt uitdrukkelijk gewaarschuwd voor de consequenties als betaling uitblijft. Denk aan verschuldigde rente en het bedrag van de incassokosten. Deze aanzegging incassokosten is wettelijk verplicht en gebaseerd op het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten.
Blijft betaling uit van het geld waar u recht op hebt? Geef de vordering dan uit handen aan Deurwaarder.com.
Schrijfstijl van de aanmaning ten opzichte van de betalingsherinnering
De tekst en schrijfstijl in een aanmaningsbrief is juridisch van aard en heeft een dwingend karakter. De wettelijk verplichte passages zijn nu eenmaal niet vriendelijk van toon. Wij adviseren een zakelijke formulering van de aanmaning. Een vriendelijkere toon is mogelijk bij betalingsherinnering. Maar bij een aanmaning moet u duidelijk en zakelijk zijn. Vooraf geeft u in de brief geen ruimte. En wanneer u niet de verplichte passages inzake rente en aanzegging incassokosten opneemt in de aanmaningsbrief, dan kunt u die later ook niet verhalen op uw debiteur.
Aanmaning nodig voor uw openstaande rekeningen
Iedere ondernemer heeft wel eens te maken met een klant die vergeet te betalen. Of om wat voor reden dan ook de nota nog niet heeft voldaan. Eerst stuurt u betalingsherinneringen en zo nodig een aanmaningsbrief. Uw onbetaalde nota zal in meeste gevallen alsnog worden betaald.
Wat staat er in de aanmaningsbrief?
De tekst in de aanmaningsbrief is als volgt:
Betreft: Laatste aanmaning en aanzegging incassokosten
Geachte heer, mevrouw,
Ondanks eerdere herinneringen en verzoeken tot betaling mochten wij van u nog geen betaling ontvangen van onderstaande facturen:
Datum Factuurnummer Bedrag
Totaal: €
Uiterste betaaltermijn:
Voor de laatste keer sommeren wij u nu het totaalbedrag van € xxx te voldoen binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd door overboeking op rekeningnummer xxx ten name van xxx onder vermelding van xxx.
Aanzegging incassokosten
Geeft u ook aan deze laatste sommatie geen gevolg, dan stellen wij u nu reeds, voor zover nog vereist, in gebreke. Vervolgens zijn wij dan genoodzaakt onze vordering uit handen te geven aan de aan Aanmaningsbrief.com verbonden incassopartner, te weten Deurwaarder.com.
De hiermee gepaard gaande buitengerechtelijke incassokosten bedragen € xxx en komen op grond van de wet voor uw rekening. Deze kosten zijn gebaseerd op het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten.
Rente
Tevens maken wij alsdan aanspraak op vergoeding van de contractuele en/of wettelijke rente vanaf de datum dat u in verzuim bent.
We vertrouwen erop hiermee voldoende duidelijk te zijn geweest. Mocht u de betaling inmiddels hebben laten plaatsvinden, dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.
Hoogachtend,
Maak gebruik van onze gratis service
U wilt een aanmaningsbrief naar uw klant versturen, maar vindt het lastig om een goede tekst op te stellen? Wij begrijpen dat. Onze incassomedewerkers stellen daarom een gratis voorbeeldbrief ter beschikking.
U kunt hierboven onze aanmaningsbrief wordt automatisch ook het juiste aanzeggingsbedrag (wettelijk verplicht!) berekend inzake de incassokosten.
Tips van de incassospecialist
Tip: Wacht niet te lang! Voer een strak debiteurenbeleid en hanteer korte termijn in uw debiteurenbeheertraject.
Is de betalingstermijn van uw factuur vervallen? Volg deze stappen:
- Stuur een betalingsherinnering
- Pak de telefoon en bel uw klant voor betaling van het verschuldigde bedrag
- Maak een aanmaningsbrief via Aanmaningsbrief.com
- Geef de zaak uit handen aan de incassopartner van Deurwaarder.com
Is het versturen van een aanmaning verplicht?
Voor vorderingen op bedrijven is deze brief niet verplicht. U kunt deze daarvoor wel uitstekend gebruiken. Het hangt er verder van af of er in de Algemene Voorwaarden afwijkende voorwaarden staan beschreven.
De aanmaning is wel verplicht voor consumenten. Ook komt het voor dat de rechter een eenmanszaak als consument beschouwt. Die dienen dan net als consumenten een aanmaningsbrief te ontvangen waarin staat dat er nog 14 dagen gelegenheid is om de vordering te voldoen.
Wanneer verstuurt u de aanmaning?
U verstuurt de aanmaning wanneer betaling uitblijft, ondanks een verzonden betalingsherinnering. Of na een telefoongesprek met de klant met het verzoek tot betaling. In beide gevallen moet de gestelde termijn nadrukkelijk worden vermeld.
Om het traject van debiteurenbeheer kort te houden, verstuurt u de aanmaning circa drie dagen nadat de (door u gestelde) betalingstermijn is verlopen. De drie dagen gelden als speling, omdat de betaling mogelijk vlak na de gestelde termijn binnenkomt. Voorkom extra werk en belangrijker: eventuele irritatie bij uw klant.
Tip: Hanteer korte betalingstermijnen
Een korte betalingstermijn op de factuur en betalingsherinnering houdt druk op de klant, zodat het verschuldigde bedrag op tijd voldaan wordt. U moet zelf afwegen wat passend is voor uw bedrijf en binnen de branche.
Tip: Verhoog uw betalingsherinnering of aanmaning niet met kosten
Het kan zijn dat u al aanspraak kan maken op vergoeding van de (wettelijke) rente en buitengerechtelijke incassokosten. Het is de vraag of u van uw klant een verdienmodel wil maken en dit al in het debiteurenbeheertraject mee wilt nemen. U wilt de relatie met uw klant niet onnodig beschadigen. Het voornaamste doel van de aanmaning is immers om de klant vrijwillig te laten betalen?
Juist daarom bieden wij de mogelijkheid via Aanmaningsbrief.com om de brief zelf en op eigen briefpapier te versturen. Laat de aanmaningsbrief niet direct versturen door een incassobureau. Daarmee wordt de indruk gewekt dat de vordering al direct uit handen is gegeven. Dat neemt de klant u wellicht niet in dank af.
Tip: Wat kunt u doen naast het verzenden van brieven?
Neem schadebeperkende maatregelen. Dat doet u naast het versturen van brieven.
U heeft de debiteur betalingsherinneringen gestuurd, eventueel gebeld en een aanmaning gestuurd? Kortom, u heeft er alles aan gedaan wat redelijkerwijs van u verwacht mag worden om de factuur op nette wijze te incasseren?
Om eventuele verdere schade te beperken is dit misschien nog mogelijk:
- Beroep doen op eigendomsvoorbehoud of recht van reclame om geleverde zaken terug te vorderen.
- Beroep doen op opschorting om uw eventuele overige verplichtingen tegenover uw klant op te schorten, totdat alsnog betaling heeft plaatsgevonden. Het verdient aanbeveling om uw klant schriftelijk aan te geven wanneer u tot opschorting overgaat.
- Beroep doen op verrekening als er sprake is van een tegenvordering van uw klant. Met verrekening streept u beide vorderingen tegen elkaar weg. Het restant dient nog te worden voldaan.
- Eventueel retentierecht uitoefenen. Een voorbeeld hiervan is de garagehouder die een auto repareert, maar niet betaald krijgt en daarom de auto onder zich houdt, totdat er door de klant betaald wordt.
Tip: Wat als u het niet vertrouwt
Wanneer betaling uitblijft nadat de aanmaningsbrief is verzonden geeft u de zaak meteen uit handen aan de incassopartner van Aanmaningsbrief.com, dat is Deurwaarder.com.
Wacht niet te lang, geloof niet in smoesjes van uw klant. Van uitstel komt afstel. Uw geld is het waard!
Veelgestelde vragen over het aanmanen van uw klant
Hulp nodig bij een aanmaningsbrief opstellen?
Bel of mail ons met uw vraag. Of laat ons u terugbellen