Debiteurenbeheer – Hoe krijgt u snel uw geld?

Debiteurenbeheer is vaak lastiger dan u in eerste instantie zou denken. De betaling van rekeningen vindt namelijk regelmatig niet op tijd plaats. Hoe gaat u dan om met klanten waar u een goede relatie mee heeft en wat als een bedrijf is getroffen door de coronacrisis?

In dit laatste geval is het niet gek dat die bedrijven hun rekeningen wat langer open laten staan en het voelt bijna onmenselijk om deze bedrijven te bestoken met aanmaningen. In dit artikel laten we zien wat debiteurenbeheer is, welke problemen zich vaak voordoen en welke keuzes u kunt maken om het debiteurenbeheer goed te laten verlopen.

Wat is de betekenis van debiteurenbeheer?

Alle activiteiten die een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen, vallen onder de noemer debiteurenbeheer. Dit is de letterlijke betekenis van debiteurenbeheer. Voor het debiteurenbeheer moeten verschillende taken uitgevoerd worden. Iemand die zich bezighoudt met debiteurenbeheer is verantwoordelijk voor het opstellen, verwerken en registreren van facturen.

Verder zorgt de debiteurenbeheerder ervoor dat betalingsachterstanden op een goede manier worden afgehandeld. Dit gaat bijvoorbeeld via schriftelijke herinneringen, aanmaningen of middels telefonisch contact. Debiteurenbeheer zorgt er dus voor dat facturen correct en op tijd verzonden worden en dat deze binnen de gestelde betalingstermijn worden betaald.

Wat is het belang van debiteurenbeheer?

Wanneer er niet genoeg aandacht wordt besteed aan debiteurenbeheer kan dit nare gevolgen hebben. Bedrijven doen hun best om goedkoop in te kopen en vervolgens met maximale winst te verkopen. Wanneer in de laatste fase de betaling niet wordt voltooid, verliest de organisatie dus alsnog geld. Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer.

Wanneer er niet tijdig of inconsequent wordt omgegaan met de debiteurenadministratie kan de liquiditeit van een organisatie namelijk in gevaar komen. Als facturen een tijdje openstaan is er minder geld beschikbaar om leveranciers of personeel te betalen en om investeringen te doen.

Hoeveel tijd kost het voor een vaste debiteurenbeheerder om debiteurenbeheer te doen?

Het is erg afhankelijk van de organisatie, hoeveel tijd het debiteurenbeheer daadwerkelijk kost. Voor sommige bedrijven hoeft dit maar een paar uur per week te zijn, terwijl andere bedrijven niet genoeg hebben aan iemand die hier fulltime mee bezig is.

Debiteurenbeheer is prima zelf te doen als er maandelijks een beperkt aantal facturen de deur uitgaat. Wanneer hier teveel tijd in gaat zitten, kunt u overwegen om debiteurenbeheer in combinatie met een softwarepakket uit te voeren. Voor grote bedrijven ligt dit weer anders en is het waarschijnlijk nodig om een werknemer fulltime op debiteurenbeheer te zetten die ook gebruik maakt van de nodige software om het overzicht te bewaren.

Loopt u ook wel eens tegen de volgende problemen aan tijdens debiteurenbeheer?

Helaas is niet iedereen het eens over het gefactureerde bedrag en niet iedereen betaald zijn of haar rekeningen netjes op tijd. Loopt u ook wel eens tegen een van de volgende problemen aan?

• Probleem 1: Vanwege andere belangrijke taken verliest debiteurenbeheer soms uw prioriteit en daardoor wordt het niet altijd structureel bijgehouden.
• Probleem 2: U gaat wel eens met klanten in zee waarvan u niet zeker weet of ze wel te vertrouwen zijn.
• Probleem 3: U kent de klant goed en weet dat deze niet veel kapitaal achter de hand heeft om facturen te voldoen.
• Probleem 4: U hebt niet de juiste gegevens van een klant die nog een factuur open heeft staan. Hierdoor kost het veel tijd en moeite om deze klant uiteindelijk te bereiken.
• Probleem 5: Er is minder werkkapitaal beschikbaar, omdat klanten niet tijdig betalen, maar de lonen moeten wel maandelijks worden overgemaakt.
• Probleem 6: De verkopers maken afspraken met klanten die vervolgens niet worden gedeeld met de administratie.
• Probleem 7: U vindt het moeilijk om een klant een aanmaning te sturen, omdat u de relatie niet wil schaden.

Het is niet gek als u wel eens tegen een van deze problemen bent aangelopen. Vrijwel alle ervaren debiteurenbeheerders geven namelijk aan dat dat ze met één of meerdere van deze problemen te maken hebben gehad. Bij meer dan 50% van de facturen in Nederland vindt de betaling niet op tijd plaats. Een strak debiteurenbeheer is dus van groot belang. Daarom hieronder een aantal handige tips om organisaties op weg te helpen.

Tips voor debiteurenbeheer

1. Maak van debiteurenbeheer een vast proces
2. Ken uw klant
3. Stel een duidelijke overeenkomst op
4. Verstuur de factuur zo snel mogelijk
5. Vaste handeling bij betalingsherinneringen

Tip 1 Maak van debiteurenbeheer een vast proces

Debiteurenbeheer kost meer tijd dan de meeste mensen denken. Zorg er dus voor dat u elke week een vast moment inplant om hiermee aan de slag te gaan. Elke week klinkt misschien veel, maar het is belangrijk dat facturen op tijd verstuurd worden en dat betalingen tijdig worden gecontroleerd. Als u up-to-date blijft met de debiteurenadministratie gaat dit op den duur meer tijd besparen.

Tip 2 Ken uw klant

Deze tip kan soms een hoop gedoe voorkomen. Voordat u definitief met een klant in zee gaat is er namelijk al een hoop informatie te vinden. Hiermee kan een redelijk beeld van de klant geschetst worden. Zo kan een onprettige samenwerking in sommige gevallen voorkomen worden.
Tijdens het eerste contactmoment kan er bijvoorbeeld gevraagd worden hoe deze potentiële klant bij u terecht is gekomen. Vervolgens kan uw eigen netwerk worden ingeschakeld. Hebben andere mensen al eens eerder zakengedaan met deze klant?

Als dit het geval is komt er hoogstwaarschijnlijk een positieve of negatieve ervaring naar boven. Zoek op Google of sociale mediums ook naar de klant. Zijn hier vreemde resultaten of helemaal geen resultaten te vinden? Dan is dit meestal een teken dat u geen zaken moet doen met deze klant.

Mocht er hierna nog twijfel zijn over de potentiële klant. Dan kunnen instanties zoals de KvK of Kredietinformatiebureaus zoals Graydon voor een bepaald bedrag ingeschakeld worden om gegevens in te zien.

Tip 3 Stel een duidelijke overeenkomst op

Misverstanden tussen betrokken partijen moeten te allen tijde voorkomen worden. Het is dus belangrijk om schriftelijke afspraken vast te leggen. Het is belangrijk dat hier de diensten of te leveren goederen in terugkomen. Verder zijn de kosten, betalingstermijn, levertermijn en alle voorwaarden van belang om te vermelden in de overeenkomst. Laat deze overeenkomst, vooral bij grote bedragen, vooraf ondertekenen.

Tip 4 Verstuur de factuur zo snel mogelijk

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar het gebeurt lang niet altijd. Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe groter de kans dat de klant wacht met betalen. Zorg er dus voor dat de facturen worden gestuurd zo gauw de goederen of diensten zijn geleverd. Vergeet niet het totaalbedrag inclusief BTW en de betalingstermijn op de factuur te vermelden.

Tip 5 Vaste handeling bij betalingsherinneringen

Wanneer de betaling niet binnen de gestelde betalingstermijn plaatsvindt, is het noodzakelijk om de betrokken partij hieraan te herinneren. Dit kan via een vriendelijke korte mail waarin u de klant verzoekt om binnen 7 dagen het openstaande bedrag alsnog te betalen. Vermeld hierin ook het factuurnummer en de vervaldatum.

Heeft u 7 dagen na de betalingsherinnering nog niks ontvangen? Dan is het verstandig om de telefoon te pakken en vriendelijk naar de betaling te vragen. Probeer te achterhalen waarom er nog niet is betaald en maak een nieuwe afspraak voor 7 extra dagen. Stuur dit ter bevestiging naar de klant via de mail en vraag daarin om een akkoord.

Wat als de betaling alsnog uitblijft?

Wanneer de klant na de deze betalingsherinneringen nog geen actie heeft ondernomen, is het tijd om een formele aanmaning te sturen. Hierin staan de gevolgen voor de debiteur als deze besluit om niet te betalen en stel debiteur in gebreke. Vermeld in de aanmaning ook op welke datum het geld binnen had moeten zijn en om welke factuur het gaat.

Stuur een mail en een (eventueel) aangetekende brief met ontvangstbevestiging. De debiteur heeft na ontvangst van de aanmaning nog 14 dagen om het verschuldigde bedrag te betalen. Een handig hulpmiddel hierbij om de tool via www.aanmaningsbrief.com te gebruiken.

Geef ook aan hoe hoog de incassokosten zullen zijn als er vervolgstappen genomen moeten worden. Mocht de betaling alsnog uitblijven, dan kunt u ervoor kiezen om Deurwaaarder.com in te schakelen. Wij sturen de debiteur één of meerdere aanmaningen met het verzoek om het bedrag binnen 5 dagen alsnog te betalen.

U heeft nu alles geprobeerd om uw klant te laten betalen, maar het is niet gelukt. Neem dan juridische stappen en schakel een deurwaarder in. Een gerechtsdeurwaarder int voor u de schuld bij uw klant of hij spreekt eventueel een betalingsregeling met uw klant af. Als de klant niet reageert kan er een gerechtelijke procedure worden gestart.

De deurwaarder stuurt hierbij een dagvaarding naar de klant met de datum waarop de klant zich moet melden bij de rechtbank. De rechter doet een uitspraak (vonnis) en de deurwaarder geeft dit vonnis aan uw klant. Houdt uw klant zich niet aan de uitspraak van de rechter, dan kan de deurwaarder beslag leggen op het inkomen of de spullen van uw klant.

Hoe ga je om met openstaande facturen van hechte klantrelaties?

Vaak komt de angst voor het schaden van een hechte zakelijke relatie naar boven. U bent bang een aanmaning te sturen naar een klant die eigenlijk meer een ‘vriend’ is en een incassobureau of deurwaarder inschakelen is in deze situatie al helemaal geen optie. Hoe zorgt u ervoor dat deze klant de factuur alsnog voldoet?

Wanneer u een hechte band heeft met een bepaalde klant, heeft u soms ook wel enig inzicht in het kapitaal waar deze klant over beschikt. Wanneer deze klant krap bij kas zit kunt u voor het opstellen van een factuur om tafel zitten om samen tot een passende overeenkomst te komen. Zo is de kans kleiner dat er problemen ontstaan bij de betaling hiervan.

Het kan ook voorkomen dat u geen weet van het beschikbare kapitaal hebt en dat de betaling van de factuur uitblijft. Stuur in dit geval een vriendelijk berichtje of de klant de betaling toevallig vergeten is of vraag naar de reden waarom de factuur nog niet is voldaan. Als het niet lukt om op korte termijn te betalen kan er wederom onderling een afspraak gemaakt worden.

Maak ook duidelijk dat het voor u lastig is als betalingen uitblijven en het geld nodig is om uw eigen bedrijf draaiende te houden. Op deze manier probeert u het op een vriendschappelijke manier op te lossen met een klant en als de klant vervolgens geen empathie terug weet te tonen, kunt u aangeven dat u er alles aan hebt gedaan om het op een vriendschappelijke manier op te lossen en nu naar een externe oplossing moet zoeken.

Kiezen voor automatiseren met software of voor handmatig debiteurenbeheer?

De mogelijkheden

Debiteurenbeheer is een belangrijke taak die elke week aandacht vereist wanneer dit allemaal handmatig wordt gedaan. Het gebruik van software kan op dit gebied dus deels een oplossing bieden. In sommige gevallen kan er voor een redelijke prijs veel gemakkelijker overzicht bewaard worden.

De software automatiseert bijvoorbeeld het versturen van facturen en ook de herinneringen worden automatisch verstuurd, wanneer er na de betalingstermijn nog een bedrag openstaat. Sommige softwareprogramma’s categoriseren zelfs de klanten onder ‘goed betalende’, ‘neutrale’, en ‘slechter betalende’ klanten. Daarnaast is het mogelijk om te zien of een klant uw berichten/mails heeft gezien en gelezen. Hierdoor staat u juridisch in sommige gevallen sterker.

Kosten en keuzes

Softwarepakketten beginnen prijstechnisch voor kleine organisaties ongeveer vanaf € 300 per jaar en voor grotere organisaties die maandelijks ongeveer 250 facturen versturen loopt de prijs al gauw op tot € 130 per maand. Daarnaast zijn er voor hele grote organisaties ook nog mogelijkheden waarvoor de prijs meestal op aanvraag is.

Afhankelijk van de bedrijfsgrootte en de werknemers is een softwarepakket dus zeker iets om te overwegen. Is er bijvoorbeeld al iemand vast in dienst voor debiteurenbeheer? Of gaat er maandelijks maar een minimaal aantal facturen de deur uit? Dan is het niet altijd nodig om hier verandering in te brengen. Als er kosten en tijd bespaard moeten worden en het aantal facturen ligt erg hoog, dan kan een softwarepakket zeker uitkomst bieden.

Debiteurenbeheer uitbesteden of niet?

Na het lezen van deze informatie kan de vraag naar boven komen of u het debiteurenbeheer intern moet beheren of dat het uitbesteden hiervan de betere keuze is. Voordat hier een definitieve keuze in wordt gemaakt, is het goed om de voor- en nadelen van het uitbesteden nog even op een rijtje te zetten.

Voordelen:

1. Het is eerste voordeel van uitbesteding is dat u meer tijd overhoudt voor andere belangrijke zaken zoals ondernemen.
2. Ten tweede heeft een externe beheerder specialistische kennis. Debiteurenadministratie is best lastig en bij uitbesteding aan een specialist weet u dus zeker dat het zo goed mogelijk gebeurt.
3. Specialisten weten hoe ze facturen sneller kunnen innen. Over het algemeen krijgt u dus eerder uw geld en dit heeft weer een positieve invloed op uw werkkapitaal.
4. Een ander voordeel is dat er een soort financiële flexibiliteit ontstaat bij het uitbesteden van debiteurenbeheer. Als u iemand speciaal in dienst neemt voor debiteurenbeheer zijn dit elke maand vaste kosten. Bij uitbesteding worden dit variabele kosten, omdat u betaalt op basis van de hoeveelheid werk.
5. Tot slot hoeft de organisatie zich niet meer druk te maken over het wel of niet versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen. Als de klant niet tevreden is met een aanmaning kunt u aangeven dat dit door een externe partij geregeld wordt. Hierdoor komt u zelf niet ‘dwingend’ of ‘vervelend’ over op de klant, wat de relatie kan verbeteren.

Nadelen:

1. Een van de nadelen van uitbesteden is het kennisverlies dat ontstaat. De organisatie hoeft zich zelf namelijk niet meer te verdiepen in het onderwerp. Het risico is dat u kennis over nieuwe technologieën, wetten of werkwijzen waarschijnlijk misloopt.
2. Ten tweede kan de afhankelijkheid van een externe debiteurenbeheerder soms belemmerend zijn. Intern kunt u een werknemer vragen om iets ‘even snel’ op te lossen. Daarnaast zult u eventuele veranderingen bij een externe partij ook moeten accepteren, omdat u zo nauw samenwerkt met die partner.
3. Tot slot heeft de organisatie zelf minder invloed op de klanten. U weet niet zeker of de externe partij net zo goed omgaat met klanten als uzelf. De manier waarop klanten worden benaderd en behandeld kan dus minder goed worden beïnvloed.

Door de voor-en nadelen op een rijtje te zetten en naast elkaar te leggen, kan uiteindelijk een afweging worden gemaakt tussen wel of niet uitbesteden. Welke optie het best bij een organisatie past is erg verschillend en hier moet de organisatie dus zelf een keuze in maken.

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Zoekt u een partner voor het beheren van uw debiteurenportefeuille?
Met onze kennis van debiteurenbeheer, budgetbeheer, schuldhulpverlening en incassovaardigheden zijn wij in staat om in een vroegtijdig stadium de daadwerkelijke oorzaak van een betalingsachterstand te achterhalen en zo degenen die niet willen betalen te scheiden van degenen die niet kunnen betalen. Hierdoor kunnen we voorkomen dat betalingsachterstanden verder oplopen.

Bij veel bedrijven is het beheren van de openstaande posten nog ondergesneeuwd. Als u hier meer en continue aandacht aan wil geven kunt u contact opnemen met ons, zodat wij u hierin kunnen ontzorgen. Wilt u bij grote aantallen gebruik maken van onze AI Kunstmatige Intelligentie via ons communicatieplatform of wilt u dat wij klanten gaan bezoeken? Ook hierin hebben wij innovatieve oplossingen waarmee we graag van dienst zijn.

Neem vrijblijvend contact op

Bent u op zoek naar een betrouwbare partij? Wij helpen u graag met ons team van meer dan 30 personen. Bel vrijblijvend op nummer 088-2772740 of neem contact op via info@deurwaarder.com.