Wordt uw factuur niet op tijd betaald? Dan is het gebruikelijk om een betalingsherinnering te sturen. In dit artikel beantwoorden we al uw vragen rondom de betalingsherinneringen. Ook geven we u een gratis voorbeeldbrief, zodat u direct aan de slag kunt met het versturen van betalingsherinneringen.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht aan uw klant om te laten weten dat hij of zij nog een openstaande factuur heeft. In het bericht vraagt u de klant om de factuur alsnog te betalen binnen een bepaalde termijn. Het bericht kunt u op meerdere manieren versturen; per post, per e-mail, via Whatsapp of door uw contactpersoon te bellen. In veel gevallen wordt na de betalingsherinnering de factuur alsnog betaald.
Wanneer moet je een betalingsherinnering sturen?
U bepaalt zelf wanneer u de betalingsherinnering de deur uit doet. Ons advies is om 3 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering te versturen. Bij eerder versturen, kan het voorkomen dat de betaling en de herinnering elkaar kruisen. Hoe langer u wacht, hoe lastiger het wordt om uw factuur te incasseren. Daarnaast wordt door snel actie te ondernemen, ook sneller duidelijk wat de reden van de openstaande factuur is.
Check voordat u de betalingsherinnering stuurt eerst of er een reden is waarom de factuur nog niet betaald is. Het kan zijn dat de factuur onjuiste informatie bevatte, onverhoopt nog niet verzonden is of de klant een verzoek voor een aangepaste betalingsregeling heeft ingediend.
Is het versturen van een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
Het is niet verplicht om zakelijke debiteuren een betalingsherinnering te sturen. Is uw klant een consument? Dan is een betalingsherinnering wel wettelijk verplicht. U dient eerst een betalingsherinnering te sturen, voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Het is echter in veel gevallen ook gebruikelijk om ook uw zakelijke relatie een betalingsherinnering te sturen. Op deze manier wordt de klant op een vriendelijke manier verzocht om de openstaande factuur te betalen. Een aanmaning is strenger van toon. Wanneer u direct overgaat tot aanmaning, kan dat bij een klant onvriendelijk of dreigend overkomen.
Wat zijn de stappen bij het incasseren?
Heeft uw klant de factuur niet binnen de betalingstermijn betaald? Dan kunt u overgaan tot actie.
- Neem allereerst contact op met uw debiteur over de niet-betaalde factuur. Dit kan telefonisch, per e-mail of per post.
- Geen reactie op de betalingstermijn die vermeld is in de herinnering? Dan kunt u een tweede betalingsherinnering sturen.
- In sommige gevallen wordt ook een derde herinnering gestuurd. U kunt in plaats daarvan ook een aanmaning sturen.
- Mocht uw klant na al deze stappen nog niet betaald hebben, dan is het aan te raden om een incassobureau in te schakelen. Zij kunnen de vervolgacties voor u op zich nemen. In sommige gevallen eindigt de zaak voor de rechter. Die neemt een onafhankelijk besluit.
- Als bedrijf zoekt u balans tussen herinneringen sturen, een aanmaning sturen en het overgaan op afhandelen via een incassobureau. Per situatie kunnen de stappen verschillen. U voelt zelf het beste aan welke methode voor uw klant van toepassing is.
Hoe noem je een betalingsherinnering in het Engels?
Een betalingsherinnering wordt in het Engels een payment reminder genoemd. Ook buiten de grenzen van Nederland wordt gebruik gemaakt van betalingsherinneringen.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en veertiendagenbrief?
Bij het zoeken naar informatie over een betalingsherinnering bent u vast ook de term veertiendagenbrief tegengekomen. Een verschil is dat een betalingsherinnering meer vrijblijvend kan zijn.
Een veertiendagenbrief is een laatste aanmaning. Daarbij stelt u de klant in gebreke. Consumenten worden op die manier gewaarschuwd voor de kosten die volgen. In de brief wordt aangegeven dat de consument nog veertien dagen de tijd heeft om te betalen. Er moet duidelijk worden vermeld dat er kosten volgen als er niet op tijd wordt betaald.
Kan ik een betalingsherinnering per mail sturen?
U kunt de betalingsherinnering prima via de mail versturen. Een betalingsherinnering is geen juridisch document, u mag dus zelf bepalen hoe u de herinnering verstuurt. Naast mail kunt u er ook voor kiezen om uw debiteur te bellen, een brief per post te sturen of zelfs een appje te sturen. Voordeel van het versturen van een betalingsherinnering per mail is dat u een bewijs heeft van uw reminder aan de debiteur.
Formulering in een betalingsherinnering; informeel of formeel? Tips!
Hoe persoonlijker u de brief maakt, hoe beter de ontvanger uw bericht zal lezen. Zoek daarom een goede balans tussen informeel en formeel taalgebruik. Wijk daarin niet te veel af van uw andere communicatie met uw debiteur. Onze tips:
- Maak het bericht persoonlijk. Gebruik een persoonlijke aanhef, noem de bedrijfsnaam, vermeld om welke factuur het gaat etc.
- Vraag aan de ontvanger wat de reden is van de openstaande factuur.
- Geef aan binnen welk betalingstermijn de factuur betaald moet worden.
- Wijk qua stijl niet te veel af van uw andere communicatie met de debiteur.
Mag je ook een leuke of creatieve tekst gebruiken voor een betalingsherinnering?
Duidelijke communicatie is belangrijk voor het behalen van uw doel; u wilt dat de klant de openstaande factuur betaalt. Een leuke of creatieve tekst in het bericht is niet verkeerd, maar pas wel op dat het doel van het bericht daarmee niet ontkracht wordt. Ons advies is om duidelijk te bepalen wat u wilt vertellen in het bericht en aan de hand van deze punten een bericht op te stellen.
De eerste en tweede herinnering zijn verstuurd, wanneer ga je over tot aanmaning?
Uw debiteur heeft na 2 herinneringen de factuur nog niet betaald, een vervelende situatie. U kunt nu overgaan op een aanmaning. Een aanmaning volgt na een betalingsherinnering. De aanmaning is strenger van toon dan het herinneringsbericht en biedt de debiteur een laatste mogelijkheid om de openstaande factuur te betalen. Mocht uw debiteur niet reageren op de aanmaning, dan kunt u een incassobureau inschakelen voor de afhandeling.
De relatie met uw klant is belangrijk. Schat daarom in welke vorm van handelen het beste van toepassing is op de situatie. Een klant die normaal gesproken altijd op tijd is met een betaling, handelt u waarschijnlijk minder snel af via een incassobureau. Een klant die vaker aanmaningen van u ontvangt, schuift u wellicht wel sneller door naar het incassobureau om de zaak goed af te ronden.
De klant zegt geen betalingsherinnering te hebben gehad, wat nu?
Het kan voorkomen dat uw klant de eerste betalingsherinnering gemist heeft. Stuurt u de herinneringen per mail, dan kunt u deze nogmaals versturen met hierbij de optie om een bericht te ontvangen dat het bericht gelezen is. Heeft u de herinnering per post verstuurd? Dan kunt de herinnering aangetekend versturen, zodat u een bevestiging krijgt van ontvangst.
Gratis voorbeeldbrief
Op zoek naar een voorbeeld voor een betalingsherinnering? Wij geven een voorbeeld van een standaard betalingsherinnering. Deze is zowel bruikbaar voor e-mail als voor verzending per post.
Geachte heer/mevrouw + achternaam OF Beste + voornaam,
Uit onze administratie is gebleken dat er nog geen betaling is ontvangen van factuur (factuurnummer invoegen). Een kopie van de factuur is te vinden in de bijlage. Het gaat om een bedrag van (…) euro. De betalingstermijn is inmiddels verstreken.
Wij vragen u vriendelijk om dit bedrag binnen (aantal) dagen na ontvangen van dit bericht over te maken naar (IBAN NUMMER) op naam van (BEDRIJFSNAAM) en onder vermelding van het factuurnummer.
Mocht er een reden zijn voor het openstaande bedrag, dan vernemen wij dit graag. Als de betaling inmiddels heeft plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
(NAAM + BEDRIJFSNAAM)
Een aantal elementen zijn onmisbaar de inhoud van uw betalingsherinnering. Vermeld in uw bericht altijd:
- Dat er nog niet betaald is;
- Het openstaande bedrag;
- Naar welke rekening het geld moet worden overgemaakt
- De termijn waar binnen de factuur alsnog betaald moet worden
- Een verwijzing toe naar de openstaande factuur, voeg deze toe als bijlage
Moet ik extra kosten vermelden op de betalingsherinnering?
U mag bij onbetaalde facturen incassokosten in rekening brengen voor zakelijke klanten. Voor consumenten gelden hierin andere regels. Ons advies is om nog geen kosten in rekening te brengen bij een betalingsherinnering. Als u start met de vervolgstap, het sturen van een aanmaning, kunt u wel kosten in rekening brengen.
Neem contact op voor vrijblijvend advies van onze incassospecialisten
Heeft u inmiddels meerdere herinneringen gestuurd naar uw debiteur, maar krijgt u geen gehoor? Dan is aan te raden om incassobureau in te schakelen. Deurwaarder.com helpt u graag verder. Wij staan voor een persoonsgerichte aanpak en zijn een moderne en effectief werkende organisatie. Meer weten? Neem contact met ons op via 088 277 27 40 of
info@deurwaarder.com